請求書の電子化サービス
BPO（ビジネス プロセス アウトソーシング）のサービスの中でも近年お問い合わせの多い請求書の電子化についてご案内します。
請求書の電子化サービス
バックオフィス業務の中でもミスが許されない上に時間が限られる負担の大きい「請求書発行業務」。経理担当者さまの頭を悩ますこの問題を、東洋紙業ならWeb配信と郵送を組み合わせた現実的なご提案で解決します。
こんなお悩みありませんか？
- お悩み1
- 毎月末に大量の請求書発行をしていると、どうしても誤封入や誤送付のミスが出る。
- お悩み2
- 作業が属人化していて休みが取れない上、テレワークもできない。
- お悩み3
- 紛失や未着、不着で再発行依頼が頻発。手間とコストが読めない。
- お悩み4
- アウトソーシングを検討したいがセキュリティの心配がある。
東洋紙業の請求書電子化サービスなら
電子帳簿保存法に対応した運用が可能
万全のセキュリティ体制とBCP対応で安定した運用が可能
複数の帳票フォーマットを使い分けした配信も可能
電子配信とプリント郵送の複合対応も可能
タイムスタンプ付与で改竄防止も保証されます
IT導入補助金の活用もご相談ください
特長
01 ノンコア業務の撲滅に
請求データを生成頂き、弊社へ連携さえいただければ、その後の業務は発生しませんので、営業事務スタッフであれば、顧客受注対応に専念でき、経理事務スタッフであれば業績・予算・決算業務に比重を上げることが可能です。
02 誤封入誤発送のリスク回避
お客様ごとのユニークコードを基にマスタデータと配信用データを突合させ配信データをユニークコードごとに生成し定められた送信先へ配信するため、誤配信が発生しない仕組みを構築しております。
03 作業ログ管理による発送物の実態把握
各工程において作業のログが自動で取得され、管理されていますので、事後の追跡や実態把握から業務改善につなげることも可能です。
04 インボイス制度への対応
2023年10月のインボイス制度の導入対策として、請求書の電子化はとても有効な施策です。インボイス制度は、データでの適格請求書の提供を認めているため、業務効率低下などのトラブルを招かないためにも、なるべく電子ツールを用いて作成・保存を行うことが望ましいでしょう。
05 企業規模にかかわらず最適なご提案が可能です
中小企業様から大企業様まで、請求書発行業務のお悩み事は同じではありません。東洋紙業の請求書の電子化サービスは、定型で融通の利かないサービスと異なり、請求書発行件数の大小や帳票フォーマットの多寡にかかわらずお客様のニーズにあわせて運用体制を敷いております。
よくあるご質問
Q
電子配信や請求書アウトソースの運用として、どこからどこまでをアウトソースできるのですか？
A
先ずはお客様のご要望をおうかがいさせて頂きますが、請求書データを受領後から請求書発行、郵便局出しまでが一般的ですが、エンドユーザー様よりの問い合わせ対応ができるコールセンター受電業務などもご案内しております。
Q
一度に、顧客全てを電子配信の切り替えができなさそうです、電子配信と紙ベースの出力を並行したいのですが、可能でしょうか？
A
当社では以前より紙による請求書発行業務のアウトソーシングを受託してきた実績がございます。ですので、従来通りの紙発行はもちろんのこと、電子配信との並行発行サービスも可能です。
Q
アウトソースするためには機密情報を提供することとなりますが、セキュリティや取扱いはどのようにされるのでしょうか？安心して提供可能ですか？
A
弊社では、IPS顧客あんしんシステムを構築しており、品質方針QMS（ISO9001）、個人情報保護方針Pマーク（JISQ15001）情報セキュリティ基本方針ISMS（ISO27001）、環境方針KESステップ２を認証し、お客様からの個人情報や機密情報を安全にお預かりいたします。また万全のセキュリティ体制として東西の二拠点体制により安全性・利便性を高い水準で維持しており、東西の二拠点には生産設備において互換性を保有しており、習志野工場・奈良工場間で均一に安定した品質が保てるように整備しています。
Q
請求書の帳票が得意先によって複数存在するのですが、使い分けした上で配信可能でしょうか？
A
現行の使用帳票に則って設計をさせて頂きますので、お客様ごとに差し替えることも可能です。
Q
電子配信や請求書送付時に販促チラシや情報を配信できたりしますか？
A
電子配信時および紙媒体での発送時にご依頼の販促チラシを弊社でプリントし封入することも可能です。レスポンスよく封入できるため、ご好評をいただいております。
Q
上層部からの指示でとても急いでいます。どれくらいのスピード感で導入できるものなのでしょうか？
A
請求書発行の電子化や保管する請求書関連帳票の電子化等のご希望範囲によって異なりますので、先ずはご要望をおうかがいさせて頂きます。
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