BPOで効率化できる対象業務5選

BPOは、主にバックオフィス分野の業務効率化に長けています。

以下では、BPOで効率化できる業務を5つ紹介します。

１．採用代行・社員教育（人事部門）

面接をはじめとする採用活動から、入社後の書類手続き、社員研修まで、幅広い業務にBPOを導入できます。人材採用業務及び社員教育は、専門性の高い知識、経験、ノウハウが必要です。

例えば、研修をBPOすれば、既存社員の研修に割く時間を圧縮できます。また、研修に関するノウハウをゼロから蓄積していく必要もないため、効率の高さにも期待ができます。

採用業務・人材育成は業務工程が多く、人員や時間が大幅に割かれるため、特化した専門業者に依頼することがおすすめです。

２．オフィス管理（総務部門）

オフィス管理業務も、BPOで業務の効率化が期待できます。

受付業務、備品や文書の管理など、業務上必要不可欠な事務作業の外注が可能です。

受付業務や備品管理のほかに、オフィス内の環境整備やオフィスの移転、レイアウトの変更、社員寮、社宅、固定資産の管理なども委託できます。

また、勤怠管理・給与計算・法務関連などのより専門的な事務作業に関しても、各分野に専門家が存在しているため委託することができます。

必需性の高いオフィス管理業務は全般的にBPOを導入でき、煩雑な作業を軽減できます。

 

３．マーケティング業務（営業部門）

調査・分析・広告などのマーケティング業務も、BPOで効率化できます。

アンケート調査・イベント運営・広告出稿・データ分析など、自社で実施すると工数がかかる業務の外注が可能です。

例えば、マーケティング業務全般を一貫して委託することができる会社があるため、社内の担当者数が限られている場合はこのような会社に委託するとよいでしょう。

また、各分野に専門性を持つ会社や専門家がいるため、業務ごとにBPOするのもよいでしょう。

４．コンタクトセンター（窓口業務）

コンタクトセンターは、BPO対象業務として一般的なものの一つです。

コンタクトセンター関連の業務を一括外注することで、人員・時間・労力の削減ができます。

例えば、電話やメール、ヘルプセンターのチャットなどの顧客対応を外注できます。

利用者からのお問い合わせやクレームなどを受けるインバウンド業務と、顧客や新規開拓先に営業アプローチをかけるアウトバウンド業務、どちらも対応可能です。

窓口業務の効率化は、BPOの導入が効果的に働くでしょう。

５．IT関連の業務（ITO）

IT分野におけるBPOを、ITO（インフォメーション テクノロジー アウトソーシング）と呼びます。

社内においてIT関連のシステム構築がされていない場合は、ITOを導入することで、業務の効率化・改善が図れるでしょう。

最近では、デジタル媒体を用いた集客方法が、どの業界でもメインです。

例えば、Webサイトの制作や管理、システム開発など必要な業務を外注できます。

知識・技術が豊富な専門業者に一括外注することがおすすめです。

BPOとはノンコア事業を企画まで外注すること

BPOとは、コア業務ではない事業（ノンコア事業）を、企画や設計まで一括して外注することです。

特定分野に特化した専門業者に依頼できるため、労力が割かれている分野や、専門知識をもたない分野の業務効率改善が期待できます。また、予算を伝えた上で委託すれば、経費削減を期待できます。

BPOとアウトソーシングの違いは業務範囲の広さ

BPOとアウトソーシングの違いは業務範囲の広さです。

アウトソーシングは業務の一部を処理することが目的であり、単一業務の委託が主です。

対して、BPOは専門性の高い業務を委託されます。

業務における質の高さや付加価値などが求められ、複数のノンコア業務遂行が指示されます。

BPOは長期期間委託されることが多いため、企業のパートナーという側面が強いといえるでしょう。

BPOで業務効率化するメリット4選｜業務プロセスと質の改善

BPOを活用するとさまざまなメリットを享受できます。

主なメリットは本業に集中できる環境を作れる点と、人件費管理を流動化できる点です。

以下では、BPOを利用して業務効率化するメリットを4つ紹介します。

 

１．メイン業務に集中できる

BPOを導入する最大のメリットは、コア業務の生産性向上、効率化が図れることです。

BPOを導入することで、今まで割かれていた労力・時間を大幅に軽減できるため、

社員は本来の業務に集中できます。

また、業務を一括で外注するため、その分野に費やしていた費用の削減も期待できます。

コア事業に経営資源を集中できれば、本業の質を高めることが可能です。

２．プロのノウハウを利用できる

BPOでは専門業者が業務の遂行を担うため、プロの知識・ノウハウなどが品質に反映されます。

特に、経理やマーケティング、IT関連業務など専門知識の取得やアップデートが必要な分野では有効です。

また、人材の育成やオフィス管理などの分野に関しては、本業とは無関係なノウハウの蓄積が不要になるため費用・人件費を削減でき、効率的な予算設計が可能です。

３．人件費を変動費にできる

人件費の変動費化もBPOの大きなメリットの一つです。

BPOを利用すれば、必要な業務量や予算額に合わせて委託料を調整できます。

例えば、従業員の給与は、業務時間や稼働量に関わらず一定であるため、節約や削減が困難な費用です。

BPOを導入することで、費用・労力など経費の最適化が図れ、無駄を省いた経営プロセスの改善が見込めます。

４．業務を標準化できる

業務を外注することで、業務の質を標準化できます。

BPO業者に委託することで、彼らが持つ専門的な知識・スキルによって業務の質を一定に保つことが可能です。

また、BPO業者は、業務における課題や、委託元が抱えている問題をヒアリングしてくれます。相談することで経営のスリム化につながり、業務プロセスの改善が見込まれるでしょう。

BPOの活用事例3選

BPOは必需性の高い業務を委託するため、どのような業界・業種でも活用可能です。

有名企業から大学まで、さまざまな団体で採用されています。

以下では、業務プロセスを改善したBPOの活用事例を3つ紹介します。

１．建材・住宅設備機器のメーカー｜窓口業務の一本化

建材・住宅設備機器の某メーカーは、複数の会社が統合してできた会社です。

BPO導入前は、問い合わせ窓口が全国300か所以上に点在しており、業務対応効率が悪いという問題があったそうです。

そこで、BPOを活用して問い合わせ窓口を一本化し、運用経費を30％削減することに成功しました。

煩雑なノンコア業務を、BPOでまとめた事例といえます。

２．酒造メーカー｜受注業務の標準化と効率化

酒造でおなじみの某メーカーは、受注業務を一本化することで業務プロセス改善に成功しています。

BPO導入前は、各地方で担っていた受注業務の質が、慢性的な人手不足により、アンバランスになることが課題でした。

そこで、物流受注センターを一点にまとめ、誤受注の大幅カットを実現したそうです。

さらに、コア事業へ人的資源が注入でき、BPOが業務の質を改善させた事例といえます。

 

３．私立大学｜給与計算に関する業務のペーパーレス化、オンライン化

某私立大学では2,000人以上の教職員を抱えており、税金処理や期末の給与計算にかかる時間と労力が大きいという問題があったそうです。

そこで、同大学は給与計算業務をBPOし、明細のペーパーレス化と申請業務のオンライン化を実現しました。

教職員の業務量は軽減し、また、内容が正確な明細の提供に成功しています。

BPOならではの専門的な知識・技術を利用した事例です。

 

BPOの導入効果を上げるポイント一覧

BPOの導入効果を上げるためには、業務を全て委託先任せにしてはいけません。

効率化が必要な業務のチェックや、委託先企業についての調査など、社内での精査が必要です。

他にも、BPOの効果を上げるためにできる工夫は、以下のものがあります。

• BPOを導入する目的を明確にする
• 目的を社内に通知、共有する
• 効率化が見込める業務を選定する
• 業務範囲を明文化する
• 定期的な導入効果の測定をする
  
  

BPO業務を依頼する会社の選定基準一覧

BPO業務を委託する会社の重要な選定基準は、パートナーとして信頼できる業者かという点です。

企業機密や個人情報など、重要な書類を共有することもあるため、信用し安心して取引ができる業者でなければいけません。

委託先の選定基準は1つに絞らず、複数の基準を設けて希望に合っているかを総合的に判断しましょう。

BPO委託先業者の信頼性を測る基準となるポイントとして、以下の項目があります。

• 費用対効果が高いか
• 導入実績が多いか
• セキュリティ対策が整備されているか
• 専門性が高いか
• 対応できる業務範囲が広いか
• 継続した付き合いができるか

 

まとめ

今回はBPOが活用できる業務や導入のメリットを解説しました。

東洋紙業では、万全のセキュリティと質の高いサービスで、負担を感じられている業務をサポート致します。

各種ノンコア業務のBPOをご検討の際には、ぜひ東洋紙業までお問い合わせください。